Documenti e fatture redatti su supporto informatico dovranno essere archiviati e conservati in modalità sostitutiva. A stabilirlo è il Legislatore italiano che ha introdotto nel nostro ordinamento giuridico il concetto di “conservazione sostitutiva“ dei documenti e delle fatture, disciplinando il procedimento e dettando una serie di norme e principi tecnici da seguire.
E’ la delibera CNIPA 11/2004 che provvede a “tipizzare” questa nuova fattispecie giuridica parlando della procedura di “conservazione sostitutiva” come di una “rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico“.
Del resto, in una società sempre più “informatizzata” dove vige ormai l’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, si era resa necessaria una regolamentazione del sistema di archiviazione e conservazione dei documenti digitali.
MA QUAL È LA FUNZIONE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA?
Forse è più giusto parlare di “funzioni” della conservazione sostitutiva poichè tale procedura ha una molteplicità di obiettivi da realizzare. Non solo conservazione ed archiviazione delle fatture e dei documenti informatici ma anche risparmio economico, razionalizzazione del lavoro ed ottimizzazione della ricerca dei documenti stessi.
Attraverso la conservazione sostitutiva, infatti, andranno progressivamente “in pensione” i documenti redatti su supporto cartaceo. Ove possibile, i documenti cartacei già esistenti verranno riprodotti digitalmente mentre i documenti cartacei che non hanno alcun interesse per la collettività verranno eliminati.
Scompariranno gli archivi affollati delle Pubbliche Amministrazioni, dei Tribunali e delle imprese, a vantaggio di una migliore e più efficiente archiviazione dei documenti.
Ogni fattura e ogni documento verrà archiviato su supporto informatico: ciò permetterà di tagliare i costi per l’acquisto della carta, per la stampa, per l’archiviazione e lo stoccaggio dei documenti:
Infine, sarà molto più semplice consultare le fatture e i documenti anche a distanza di anni: basterà accedere al programma ed inserire gli estremi del documento che si desidera consultare.
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA È UNA PROCEDURA SICURA?
La risposta non può che essere positiva: sì, la conservazione sostitutiva dei documenti è una procedura assolutamente sicura perchè il contenuto del documento informativo viene “bloccato” con l’apposizione della firma digitale e della marcatura temporale.